Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i forbindelse med departementets Whistleblowerordning


Formålet med at behandle personoplysninger, som indgives til whistleblowerordningen, er at undersøge eventuelle ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i departementet med henblik på at sikre forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder inden for departementets ressortområde.

Hvis Whistleblowerenheden behandler dine personoplysninger, har du på baggrund af de databeskyttelsesretlige regler mulighed for at gøre brug af følgende rettigheder:

  • Ret til at blive orienteret om indsamling af oplysninger
  • Ret til at bede om indsigt i de oplysninger, der behandles elektronisk
  • Ret til at gøre indsigelse mod, at oplysningerne behandles elektronisk
  • Ret til at kræve berigtigelse eller sletning af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet elektronisk i strid med den databeskyttelsesretlige lovgivning.

Anonymitet
Det er valgfrit, om du vil indgive en indberetning anonymt eller ikke-anonymt. Hvis du vælger ikke at være anonym, vil din identitet være kendt for de personer, der behandler sagen. I dette tilfælde kan du risikere at blive indkaldt som vidne i en eventuel retssag, hvorved anonymiteten fortabes. Der kan også begæres aktindsigt i sagen efter lov om offentlighed i forvaltningen.

Hvis du ønsker at være anonym skal du benytte whistleblowerportalen på ministeriets hjemmeside.  

Husk at du ikke skal oplyse dit navn, adresse, telefonnummer eller andre personhenførbare oplysninger i portalen. For at sikre anonymiteten skal du undlade at anvende en arbejdscomputer, iPad eller mobiltelefon, der er på myndighedernes netværk, når du udfylder formularen.

Blanketten til indberetning af anonyme henvendelser bliver leveret af ministeriets web-enhed, der garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter ej heller cookies, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på ministeriets netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på ministeriets netværk.

Logning
Det eneste, der registreres er selve indberetningen. Der føres således ikke log over den IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver foretaget fra.

Behandling af personoplysninger
Hvis du vælger ikke at være anonym, og selv oplyser personhenførbare oplysninger som fx navn, e-mail og telefon nr., så vil de personlige oplysninger, som du videregiver til Whistleblowerenheden blive gemt, såfremt det har relevans for sagen. Håndtering af personoplysninger sker i overensstemmelse med whistleblowerloven og gældende databeskytteleslovgivning, samt god skik inden for området.

Miljøministeriet har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

Korrektion af registrerede oplysninger
Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning i systemet, hvor du henviser til den tidligere indberetning og beskriver, hvad der skal korrigeres.

Videregivelse af de registrerede oplysninger
Internt

Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og omhandler forhold i departementet, vil henvendelsen blive håndteret i Whistleblowerenheden med inddragelse af HR, sagsstyring og service eller Jura, afhængigt af henvendelsens indhold. Omhandler henvendelsen en kontorchef, sender Whistleblowerenheden henvendelsen til afdelingschefen for Styring og Implementering.

Hvis en indberetning vedrører et af departementets direktionsmedlemmer, vil henvendelsen blive fremsendt til afdelingschefen for Styring og implementering i departementet. Omhandler henvendelsen afdelingschefen selv, sendes henvendelsen til departementschefen.

Eksternt

Vurderer Whistleblowerenheden, at en indberetning har ført til identificering af en overtrædelse af strafferetlig karakter, kan whistleblowerenheden rette henvendelse til Politiet, hvori personoplysninger indhentet i forbindelse med sagsbehandlingen kan videregives.

Miljøministeriet kan også være forpligtet til at udlevere personoplysninger til Rigsrevisionen i overensstemmelse med rigsrevisorlovens § 10, stk. 1.

Sletning af registrerede data
Registrerede data må kun opbevares så længe, der er behov for det.

Personoplysninger modtaget ved indberetninger og besvarelser i statens whistleblowersystem (SWS) opbevares i 90 dage. Sagsbehandler kan forlænge udløbsperioden med yderligere 90 dage.

Vurderer whistleblowerenheden at henvendelsen kræver yderligere behandling, oprettes der en sag i Miljøministeriets ESDH-system (sagsbehandlingssystem).

Sagerne gemt i ESDH-systemet kan overdrages til Rigsarkivet i overensstemmelse med arkivloven ved afslutningen af en journalperiode (maks 5 år).

Departementet kan i en periode efter overdragelse tilgå oplysninger i Rigsarkivet og ministeriets arkivsystem.

Når der ikke længere er behov for anvendelse af de registreret personoplysninger, vil oplysningerne blive slettet i systemet.

Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af personoplysninger, kan du kontakte Miljøministeriets databeskyttelsesrådgiver.
E-mail: Obfuscated Email
Telefon: +45 93 59 70 11 (træffes hver onsdag kl. 10-12)

Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at Miljøministeriets departement behandler dine oplysninger i strid med databeskyttelsesreglerne. Du kan læse mere om, hvordan du klager til datatilsynet på www.datatilsynet.dk.